Управление проектами

Роль проектов в развитии организаций

Проекты играют важную роль в развитии коммерческих и государственных организаций, обеспечивая им возможность не только увеличивать прибыль, но и адаптироваться к изменяющимся условиям рынка. В процессе реализации проектов разрабатываются инновационные средства производства, внедряются современные информационные системы и методы управления, создаются новые продукты, что в свою очередь приводит к улучшению финансовых показателей. Управленческие проекты по реструктуризации, реорганизации, оптимизации затрат, являются необходимыми для обеспечения долгосрочной жизнеспособности и конкурентоспособности компаний.

Однако, несмотря на значительное количество реализуемых проектов, многие организации сталкиваются с проблемами при постановке цели проекта и способов ее достижения, при формировании команды проекта и выборе методов управления ею, при обсуждении плана-графика реализации проекта и при утверждении бюджета.

Сущность проектной деятельности

В настоящее время под проектной деятельностью понимают совокупность действий, направленных на решение конкретной задачи в рамках проекта, ограниченного целевой установкой, сроками и результатами.

В свою очередь управление проектом – вид управленческой деятельности, который основывается на предварительной разработке комплексной модели, направленной на решение задач и достижение поставленной цели проекта. Отсутствие знаний в области проектного менеджмента может привести к непониманию процесса организации предстоящих проектных работ и необходимых затрат, что затрудняет принятие обоснованных управленческих решений. В связи с этим наблюдается растущий спрос на квалифицированных специалистов в области управления проектами, что подтверждается расширением образовательных программ и курсов.

Традиционное управление, как правило, сосредоточено на контроле отклонений от заранее установленных целей и планов. Оно рассматривает деятельность как последовательность замкнутых циклов, где каждая функция или процесс контролируется отдельно. Управление проектом может охватывать все стороны деятельности организации, является динамичным, целостным, объективным, и требует гибкости в принятии решений.

Цель, объекты и субъекты проектирования

Целью проектированияявляется определение желаемого состояния объекта проектирования и способов его достижения путем использования различных инструментов. В рамках каждого проекта эти инструменты конкретизируются, на основе чего формируется совокупность планируемых мероприятий, которыеопределяют содержание проектной деятельности, объем необходимых трудовых, материальных и финансовых ресурсов для реализации каждого этапа.

Объектами проектирования могут быть объекты материальной природы, нематериальные свойства, процессы, услуги, организации и их структурные подразделения, мероприятия и даже законопроекты.

При этом,в качестве субъектов проектирования могут выступать отдельные специалисты или организации, трудовые коллективы, социальные институты, которые планируют преобразовать действительность.

Проектная структура управления

Проекты реализуются в рамках компании, организационная структура которой в значительной степени влияет на успех проекта. Проектная структура разрабатывается независимо от иерархической структуры организации и предполагает создание временных подразделений, которые занимаются реализацией проекта. В состав проектной команды входят специалисты, необходимые для успешной разработки и реализации проекта (см. рис. 1).

Рис. 1. Проектная структура управления

Признаки проекта и его жизненный цикл

Таким образом, признаки проекта включают:

– четко установленную цель и ожидаемый результат;

– определенные сроки начала и завершения работ;

– создание результатов, которые будут существовать и после завершения проекта;

– участие различных специалистов;

– высокие риски, связанные с уникальностью как результата, так и условий выполнения проекта.

Эти характеристики подчеркивают важность комплексного подхода к управлению проектами, который учитывает как общие закономерности, так и специфические требования каждой отдельной области деятельности.

Проектное управление тесно связаны со стадиями жизненного цикла проекта. Жизненный цикл проекта включает комплекс идей, решений и действий, начиная с момента зарождения концепции продукта и заканчивая снятием его с производства.

В рамках жизненного цикла проекта выделяются четыре ключевые стадии, каждая из которых характеризуется определенным видом проектной деятельности:

1. Стадия инициации проекта — на этом этапе происходит формирование идеи, определение целей и задач проекта, а также оценка его целесообразности. Здесь важно провести предварительный анализ, чтобы понять, насколько проект соответствует стратегическим целям организации.

2. Стадия планирования проекта — на данной стадии разрабатывается детальный план, который включает в себя распределение ресурсов, определение сроков выполнения задач и установление критериев успеха. Тщательное планирование позволяет минимизировать риски и оптимизировать затраты.

3. Стадия выполнения проекта — это этап, на котором осуществляется реализация запланированных действий. Здесь важно обеспечить эффективное взаимодействие между членами команды, контролировать выполнение задач и в случае необходимости вносить корректировки.

4. Стадия завершения проекта — на заключительном этапе происходит оценка результатов, анализ достигнутых целей и формируются выводы. Завершение проекта также включает в себя документирование полученного опыта и закрытие всех финансовых и юридических вопросов.

Преимущества применения проектной системы управления

Наличие эффективной системы управления проектами предоставляет организациям ряд значительных преимуществ. К ним относятся:

– снижение затрат на проект благодаря оптимизации процессов и ресурсного обеспечения;

– повышение качества планирования, что позволяет избежать непредвиденных ситуаций и задержек;

– повышение продуктивности коммуникаций, что включает улучшение взаимодействия между участниками проекта;

– командная работа, где каждый член команды может внести свой вклад, что повышает общую мотивацию и результативность;

– рост удовлетворенности клиентов, когда управление проектами позволяет быстрее реагировать на их запросы, что в свою очередь укрепляет доверие и лояльность;

– улучшение управления рисками, что позволяет заранее выявлять потенциальные проблемы и разрабатывать стратегии по их минимизации;

– повышение оперативности информации позволяет в реальном времени контролировать процесс, что помогает принимать обоснованные управленческие решения и корректировать показатели проекта.

Возможность использования указанных преимуществ во многом зависит от навыков проектного управления менеджера.

Если Вы хотите получить знания и навыки в области проектного менеджмента, мы рекомендуем Вам пройти профессиональную переподготовку по программе “Управление проектной деятельностью” и получить диплом с присвоением квалификации “Менеджер по управлению проектами”.

Управление проектами